Der Dienstgeber hat im IMAG (https://imag.linz.at/at.linz.imag/opencms/_news/2021/02/12_MDionOD_Sicherheitstipp) darauf hingewiesen, dass durch IT-Vertretungsregelungen für das eigene Outlook-Postfach, empfangene Mails auch von einer entsprechenden Vertretung eingesehen werden kann.
Um sicherzustellen, dass auf diese Weise keine vertraulichen bzw. privat adressierten E-Mails in falsche Hände gelangen, sollte der Absender diese Mail als „PRIVAT“ markieren. Das heißt, die private gekennzeichnete Mails ist für die Vertretung nicht sichtbar und scheint nicht im Postfach auf! Eine Antwort auf so eine gekennzeichnete Mail wird automatisch auf privat gesetzt.
Die Vorgangsweise ist folgende:
Vor dem Versand folgende Einstellung auswählen:
- Klicke in der E-Mail auf die Registerkarte „Nachricht“.
- Klicke in der Gruppe „Markierungen“ auf die kleine Pfeil-Schaltfläche.
- Das Fenster „Eigenschaften“ öffnet sich.
- Wähle bei „Vertraulichkeit“ die Einstellung „Privat“ aus.
Achtung, diese „PRIVAT“-Funktion kann jedoch nur im internen Outlook genutzt werden, andere private Mailprogramme können das nicht, bzw., erkennt unser Arbeitsplatz Outlook dies nicht als privat. Ebenso geht diese Möglichkeit nicht über den magistratseigenen oder einen anderen Webmaildienst.